Wie lässt sich die Produktivität im Büro verbessern?
In der modernen Bürowelt, in der offene Großraumbüros weit verbreitet sind, sehen sich die Mitarbeiter tagtäglich vor zahlreiche Herausforderungen gestellt, wenn es darum geht, sich beständig auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Aus Sicht der Mitarbeiter sind die vielfältigen Ablenkungen durch Kommunikationsmittel und spezifische räumliche Gegebenheiten echte Hindernisse für die Produktivität. Auch für das Management sind sie eine große Herausforderung, denn es wird geschätzt, dass jede Unterbrechung einen anschließenden Zeitraum von durchschnittlich 20 Minuten erfordert, um sich wieder vollständig auf die Arbeit konzentrieren zu können!
Was wäre, wenn es durch einfache Veränderungen bereits möglich wäre, die Mitarbeiter in einen ruhigeren Zustand zu versetzen und den Geist entspannter, kreativer und damit produktiver zu machen? Willkommen zu einer Sinnesreise durch Ihr offenes Großraumbüro ...
Öffnen Sie Ihren Horizont Und Lassen Sie Tageslicht Herein
Unsere Eltern haben es schon immer gesagt: ein gut beleuchteter Schreibtisch erleichtert die Arbeit. Ja, aber nicht zu viel Energie verbrauchen! Einige Arbeitsplätze erstrahlen in tausend Lichtern: Bildschirme, Deckenleuchten, Strahler, Tischlampen, Dioden usw. Und wo bleibt das natürliche Licht? Studien haben gezeigt, dass eine zu intensive Beleuchtung oft Kopfschmerzen, Ermüdung der Augen und Reizbarkeit unter den Mitarbeitern erzeugt.
Die Auswirkungen sind auch über den Arbeitstag hinaus zu spüren, da bei der übermäßigen Helligkeit die natürlichen Schwankungen des Sonnenlichts fehlen und der natürliche Tag-Nacht-Rhythmus gestört wird. Die Folge: Der Körper findet es anstrengender und benötigt mehr Schlaf in der Nacht ...
Was kann man tun?
- Räume mit großen Fenstern, in denen jeder Arbeitsplatz auch Tageslicht hat
- Persönliche zusätzliche Beleuchtung, die der Mitarbeiter nach seinen Bedürfnissen individuell einstellen kann
- Fehlen große Fenster, dann planen Sie einen Pausenraum im Freien ein: seinen Kaffee in einem Hof oder auf der Dachterrasse zu trinken ist immer belebend!
Kaffee-/Teepausen einschränken? Denken Sie noch nicht einmal daran!
Für Arbeitgeber gibt es nichts Ärgerlicheres als zehn diskutierende Mitarbeiter vor der Kaffeemaschine stehen zu sehen, während es gerade in der Firma so richtig rund geht. Die Aussage „Die Kaffeepause kostet jährlich 490 EUR je Mitarbeiter" entspringt einer Studie, die von einem Institut für Meinungsumfragen online durchgeführt wurde.
Doch es wäre fährlässig, diese Momente der Entspannung und Konversation einzuschränken. Warum? Für die Mitarbeiter ist es ein Brauch, den sie lieben und dem sie sehr verbunden sind. 75,89 % der Deutschen halten diese Pausen sogar für „gut für die Produktivität“ (laut der von eFax® im Jahr 2014 durchgeführten Umfrage „Hindernisse für die Produktivität“). Denn über den ausgetauschten neuesten Klatsch hinaus sind mit den berühmten dampfenden Tassen auch subtile Interaktionen verbunden:
- Verschnaufen zwischen zwei Arbeitssitzungen
- Entspannen der Augen nach Stunden am flimmernden Bildschirm und Lockern der Muskulatur
- Austausch von Informationen zwischen den Abteilungen
- Gelegenheit, informell mit einem Vorgesetzten zu sprechen
- Integration von Neuankömmlingen
- soziale Kontakte usw
Auf ihre eigene besondere Weise hat die Kaffeepause ihren Anteil an der Produktivität des Unternehmens!
Was kann man tun?
Nichts, außer die Kaffeemaschine in einem separaten Raum aufzustellen, um die anderen Mitarbeiter nicht zu stören.
Die richtige Temperatur und viel frische Luft!
Und welche Rolle spielen ein paar Grad mehr oder weniger für die Produktivität? Dies ist eine Frage, die bereits von mehreren Forschern untersucht wurde, und es stellte sich heraus, dass geistig tätige Mitarbeiter bei einer Temperatur von 24°C im Sommer und 22°C im Winter effektiver arbeiten. Doch Vorsicht: Die Luftfeuchtigkeit spielt auch eine Rolle!
Kanadische Forscher bestehen sogar darauf, die gegen Ende des Tages verschmutzte Raumluft effektiv auszutauschen. Eine vom Nationalen Institut für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin durchgeführte Umfrage nennt die Beeinträchtigungen in einem schlecht belüfteten Büro: „trockene Augen, Schläfrigkeit, Kopfschmerzen, verstopfte Nase, Halsschmerzen.“ Eine schlechte Luftqualität ist sogar für 30 % aller Erkrankungen verantwortlich!
Idealerweise sollte ein Arbeitsplatz mit einem individuellen Wärmeregler ausgerüstet sein. Zusätzlich sollte man unbedingt auf Folgendes zu achten:
Was kann man tun?
- regelmäßige Lüftung der Räume
- gründliche Reinigung der Freiflächen
Facebook und Twitter entschärfen, aber wie?
Soziale Netzwerke sind aus unserer Welt nicht mehr wegzudenken! Obwohl nicht von vielen Arbeitgebern zugelassen, sind Interaktionen mit Facebook, Twitter, LinkedIn und anderen Plattformen Bestandteil des Büroalltags geworden. Nach Angaben der eFax® Studie ist die Nutzung von Facebook für 26,06 % der Deutschen der größte einzelne Störfaktor, weit vor dem Bürotelefon (19,22 %) und Twitter (14,01 %). Am Ende der Liste der größten Ablenkungsquellen finden wir die traditionellen Kommunikationswege: E-Mail mit 2,28 % und Meetings mit 1,30 % sowie das Fax (0,65 %).
Welche der Ablenkungen stören die meisten Mitarbeiter?
Bei den einzelnen unerwünschten Handlungen führen die privaten E-Mails mit 30,29 %, dicht gefolgt vom eigenen Mobiltelefon (25,08 %) und wiederum Facebook (24,76 %).
Wertet man die Ergebnisse der Studie nach den Störenfrieden aus, die jeweils in den Top-3 genannt wurden, so wird die Belastung durch die sozialen Netzwerke überdeutlich.
Hier belegen Facebook mit 53,09 % und Twitter mit 44,30 %, gefolgt vom Mobiltelefon (42,02 %) die ersten Ränge.
Doch es gibt auch Positives zu berichten: 41,04 % der Deutschen lassen sich bei der Arbeit nach eigenen Aussagen überhaupt nicht vom Internet ablenken. Na, wenn das kein Beleg für die sprichwörtliche deutsche Arbeitsmoral ist!
Was kann man tun?
Nicht viel, da es schwierig ist, die Nutzung des Internets zu beruflichen Zwecken und aus persönlichen Gründen voneinander zu trennen. Vor allem Smartphones und Tablets sind eine weitere große Versuchung ... Um die verschwendete Zeit zu begrenzen, sollten Mitarbeiter für die Aufteilung der Aufgaben sensibilisiert werden: zum Beispiel mithilfe der Pomodoro-Technik und ihren 25-minütigen Arbeitsabschnitten „durch Pausen zur optimalen Produktivität!“
Kampf dem Lärm, der Nummer 1 unter den Produktivitätsfallen im offenen Büroraum!
Seit dem Aufkommen der gemeinschaftlich genutzten Großräume ist es nicht mehr möglich, die Tür zu schließen, um sich in aller Ruhe zu konzentrieren und in seine Arbeit zu vertiefen. Der Verlust der Privatsphäre ist ein Stressfaktor, auf den die Mitarbeiter regelmäßig hinweisen.
In der eFax® Studie sind dazu folgende Aussagen enthalten. Unter den Ablenkungen, die der Produktivität schaden, gibt es diejenigen, die von den Kollegen ausgehen, und jene in Bezug auf Kommunikationsmittel. Die nach Meinung der Deutschen am wenigsten störenden Kommunikationsmittel sind jene, deren Einsatz selbst initiiert wird und die nicht die Anwesenheit einer anderen Person erfordern. Dazu gehören das Fax, E-Mail und Instant Messaging.
Was kann man tun?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die man kombinieren kann:
- Bitten Sie die Mitarbeiter, leiser zu sprechen
- Verringern Sie die Lautstärke aller Klingeltöne
- Stellen Sie mobile Geräte auf Vibrationsalarm
- Isolieren Sie laute Geräte
- Installieren Sie Akustiktrennwände zwischen den Arbeitsplätzen
- Richten Sie einen Raum für „Arbeiten in vollkommener Stille“ oder umgekehrt einen „Gesprächsbereich“ ein (Empfang eines Kunden, Skype-Sessions, lange Telefonate etc.)
- Umgestaltung der Arbeitsplätze, z. B. Rücken an Rücken, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren
- Verschiebung der Arbeitszeiten, um Spitzenzeiten besser abdecken zu können
- Erlauben Sie den Mitarbeitern, während der Arbeit Musik zu hören
Das Großraumbüro verfügt über entscheidende Vorteile, aber es hat auch seine Tücken. Um die unerwünschten Ablenkungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu unterbinden, sollten wir gemeinsam nach Lösungen suchen, die den Komfort bei der Arbeit und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz verbessern. Es wäre schade, dieses Managementmittel zu vernachlässigen, oder?